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Informations
La présente note d'informations vise à faciliter votre compréhension du mode de fonctionnement de notre cabinet et à assurer une efficacité maximale dans la gestion de votre dossier.
Elle vise également à vous informer de manière précise pour que notre collaboration soit fructueuse.
Lorsque vous avez pris contact avec notre cabinet, vous avez souhaité rencontrer un avocat en particulier. Cet avocat vous avait été renseigné, vous en aviez entendu parler.
Il est possible que le premier rendez-vous ait été fixé avec un collaborateur pour vous garantir une date de rendez-vous qui soit proche ou parce qu'un des avocats du cabinet est particulièrement spécialisé dans la matière qui vous concerne. Cela ne doit pas vous inquiéter. Nous travaillons en équipe et tous les collaborateurs sont compétents et expérimentés. Lorsqu'un dossier pose une difficulté complexe, nous y réfléchissons ensemble.
Dans la mesure du possible, l'avocat que vous avez rencontré le premier jour restera votre point de contact de référence au cabinet. Il faudra que vous notiez bien son nom et que vous restiez en contact avec lui.
Informations reçues lors du premier rendez-vous
Lors de votre premier rendez-vous, vous recevrez, outre la présente feuille, un tableau reprenant :
- Les coordonnées de l'ensemble des avocats du cabinet
- l'adresse, le n° de téléphone général
- le n° de fax
Vous y trouverez aussi, pour chaque avocat :
- la ligne téléphonique directe de votre avocat
- ses heures de permanence téléphonique
- les jours où votre avocat reçoit en rendez-vous
La ligne téléphonique directe doit vous permettre :
- D'une part, de contacter votre avocat sans passer par le secrétariat lors de ses heures de permanence.
- D'autre part, de connaître avec précision, et ce de semaine en semaine, les heures de permanence téléphonique de votre avocat. Elles ne sont pas fixes et changent chaque semaine. Elles sont fixées en fonction des audiences et des rendez-vous extérieurs.
Dès que vous contactez la ligne directe, si votre avocat n'est pas présent ou pas en mesure de vous répondre, vous serez accueilli par un message qui indique quel jour et à quelle heure votre avocat pourra vous répondre directement.
Les répondeurs téléphoniques n'enregistrent pas de message. Si vous devez laisser un message urgent, vous contactez l'un des collaborateurs dont votre avocat vous a parlé, vous téléphonez au secrétariat ou, mieux, vous envoyez un courrier électronique à l'adresse de votre avocat.
Si vous souhaitez laisser un message à votre avocat, il est préférable de lui envoyer un fax ou un mail, en indiquant bien les mentions suivantes :
- le nom de votre avocat
- votre nom et/ou le nom du dossier pour lequel vous écrivez
- le n° de téléphone auquel il est possible de vous joindre
- l'objet précis de votre message
Vous êtes invité à utiliser, le plus souvent possible, les mails.
Cela vous permet de ne pas perdre du temps à essayer de joindre votre avocat par téléphone et le mail assure rapidement la communication d'informations précises et complètes. Il faut bien évidemment que vous soyez certain de recevoir une réponse à l'adresse qui vous a permis d'envoyer votre mail. Il faut aussi que vous indiquiez clairement votre identité dans le mail et l'objet précis de votre demande. Il est inutile d'envoyer un mail qui indique uniquement que vous souhaitez que l'on vous retéléphone sans expliquer pourquoi. Dans la mesure du possible, les avocats du cabinet s'engagent à répondre à votre mail très rapidement.
En ce qui concerne les fax, il est inutile de téléphoner après avoir envoyé un fax pour vérifier qu'il est bien arrivé. En effet, si vous avez bien indiqué le nom de votre avocat et que vous avez reçu un rapport positif d'envoi de fax, cela signifie que le fax est arrivé. Les avocats s'engagent à y répondre.
Les rendez-vous ne peuvent en principe pas être fixés en-dehors de la plage horaire indiquée sur le tableau que vous recevrez. Il est inutile de vous présenter sans avoir obtenu préalablement un rendez-vous, puisque vous ne pourrez être reçu par votre avocat, ni par un autre avocat du cabinet.
Pour traiter les clients de manière juste et équitable, il n'est pas possible d'accepter de recevoir un client qui n'aurait pas pris de rendez-vous alors que d'autres ont pris la peine d'en prendre un et attendent parfois plusieurs jours, ou plusieurs semaines, avant de pouvoir se présenter au cabinet.
Si vous ne pouvez venir à un rendez-vous, par exemple en cas de maladie, prévenez le plus tôt possible.
Si vous voulez déposer des documents à votre avocat, vous pouvez les glisser en toute sécurité dans la boîte aux lettres qui est propre au cabinet. Ce courrier est relevé plusieurs fois par jour.
Nous vous invitons à ne pas envoyer des originaux par la poste ou alors à le faire par recommandé. Lorsque nous n'avons pas besoin des documents originaux, envoyez nous des copies et conservez soigneusement les originaux.
De manière générale, il est conseillé de prévoir déjà des copies des documents que vous souhaitez nous déposer, même lorsque vous venez en rendez-vous. Cela permet d'éviter de consacrer trop de temps aux copies pendant les rendez-vous.
Dès que vous recevez un document nouveau (pièce, convocation, décision, …), communiquez-le par mail ou par fax sans attendre le rendez-vous.
Lorsque votre avocat n'est pas présent au cabinet, vous ne devez pas vous inquiéter en pensant qu'il est en congé ou qu'il ne travaille pas ce jour là, cela signifie tout simplement qu'il est en audience, en rendez-vous à l'extérieur ou en consultation.
Il est très important pour les avocats de disposer d'heures de travail au cabinet sans avoir de contacts téléphoniques, puisque ces heures permettent la rédaction des recours, de conclusions et l'analyse de votre courrier.
Si " votre " avocat est absent pour une plus longue période, votre dossier est toujours suivi par un autre avocat.
Suite à l'entrée en vigueur des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel, en ce compris le Règlement général relatif à la protection des données (2016/679; le "RGPD"), le Cabinet vous informe que vos données à caractère personnel seront utilisées conformément à ces dispositions ainsi qu'à sa déclaration de protection de données disponible ci-dessous.
RGDP IN-LAW (PDF)
1) Dans la mesure où vous en remplissez les conditions, vous pouvez bénéficier de l'aide juridique. Si vous avez des problèmes financiers, parlez-en à votre avocat dès le début.
2) Les exigences en matière d'aide juridique sont très strictes. Les demandes d'aide juridique sont complétées au sein du cabinet et envoyées au bureau qui s'occupe de l'aide juridique au Barreau de Nivelles.
Ce bureau vérifie si le dossier est complet et, sur la base de la demande, octroie ou non l'aide juridique. Bien souvent, ce bureau souhaite des documents complémentaires.
Votre avocat vous écrira alors et vous demandera de fournir ces documents complémentaires.
Nous vous remercions de le faire dans les délais les plus brefs puisque, à défaut de répondre à la demande d'informations complémentaires dans un délai de 15 jours, il sera trop tard et votre avocat devra alors vous demander le paiement d'honoraires.
Il est possible que vous puissiez bénéficier de l'aide juridique pour l'une de ces procédures, par exemple la régularisation, mais pas pour une autre procédure, par exemple relative à votre vie familiale).
Nous espérons que notre collaboration sera fructueuse et nous vous remercions de respecter ces quelques recommandations qui nous permettront de faire un travail efficace et de qualité dans votre dossier.